.

.

KARTiKEL

Ahad, 30 Jun 2013

Panduan Memohon Guru Cemerlang (Fasa 2 : Dokumentasi / Filing)

Alhamdulillah, atas sambutan yang menggalakkan daripada entri saya yang sebelum ini mengenai Panduan Memohon Guru Cemerlang, maka saya teruskan dengan menyediakan sedikit tips Fasa 2 iaitu Membuat Pendokumetasian atau pun juga lebih dikenali sebagai Filing. Saya rasa bahagian ini lah yang paling 'menyeksakan' guru-guru apabila membuat permohonan Guru Cemerlang, termasuk lah saya sendiri. Banyak sangat benda berterabur kan?. Hu3.. Jom kita tengok beberapa tips yang boleh dikongsikan dengan rakan guru sekalian. 


Panduan Memohon Guru Cemerlang (Fasa 2 : Membuat Pendokumentasian / Filing)


1. Kumpul dan susun
Adalah lebih baik jika kita kumpulkan terlebih dahulu semua surat dan kertas lantikan yang berkaitan bagi memudahkan urusan kita. Kemudian, baru lah mulakan proses susunan dengan membahagikan nya mengikut tahun. Tak perlu terlebih rajin.. Hanya fokuskan kepada dokumen untuk 3 tahun lepas dan juga pada tahun semasa. 

Selepas dibahagikan mengikut tahun, bahagikan pula mengikut bidang; iaitu Akademik, HEM, dan Ko-Kurikulum. Bagi kategori yang anda tidak pasti, pilih lah bidang berkaitan yang paling hampir. Selepas itu, susun pula mengikut tarikh.

Jika mahu memudahkan lagi urusan penyusunan dan penyimpanan dokumen, anda boleh menggunakan warna yang berbeza bagi setiap label; sebagai contohnya label warna HIJAU untuk fail akademik, label warna OREN untuk fail HEM, dan label warna KUNING untuk fail yang berkaitan dengan ko-kurikulum.

dokumentasi guru cemerlang
sistem warna dan bidang

Timbul pula persoalan, AJK / bidang tugas yang manakah yang perlu diwujudkan Fail?.. Jawapan saya, pilih lah jawatan atau pun bidang tugas yang boleh memberi kelebihan kepada anda dari segi pemarkahan semasa dicerap oleh Nazir nanti..

2. Fail atau Jilid?
Ini juga satu persoalan yang berlegar dalam minda saya masa hendak memohon dulu, sama ada mahu menggunakan sistem fail atau pun jilidkan terus semua dokumen. Selepas mendapat pendapat daripada rakan guru yang lain, akhirnya saya putuskan untuk menggunakan Fail Ring bagi memfailkan dokumen pada tahun semasa, dan menjilidkan terus dokumen pada tahun-tahun lepas

dokumentasi guru cemerlang
contoh bidang tugas yang dah dijilidkan 

Sebelum dibukukan / dijilidkan tuh, baiklah jika dibuat cover depan yang menarik lengkap dengan tajuk, tahun, perkara dan nama anda sendiri bagi melindungi hakcipta terpelihara. Jika jilidkan, pastikan anda letakkan sekali dengan plastik sebagai cover paling hadapan untuk simpanan jangka masa panjang.


3. Sediakan Fail Meja
Fail Meja juga merupakan perkara penting yang perlu ada untuk setiap guru. Jika di cari di internet, kebanyakan format Fail Meja yang dijumpai adalah terlalu kompleks dan banyak dokumen yang perlu disediakan. Ini kerana Fail Meja merujuk kepada kandungan fail yang mempunyai semua maklumat dan bidang tugas bagi sesuatu jawatan.

Bagi guru pula, tak perlulah nak disediakan dengan sekompleks itu. Jika anda rajin, boleh dapatkan semua maklumat yang diperlukan. Bagi yang malas, lebih kurang macam saya nih.. ;) anda boleh sekadar letakkan semua surat lantikan bagi tugas anda untuk sepanjang tahun. 

Mana-mana majlis yang melibatkan anda, ada nama anda, masukkan sahaja dalam Fail Meja tersebut. Bahagikan juga kepada bidang tugas dalam Akademik, HEM dan Ko-kurikulum. Juga jangan lupa susun mengikut tarikh bagi memudahkan urusan pencarian nanti bila ditanya Nazir. 

Bagi memudahkan juga urusan Nazir mencari maklumat dan bidang tugas anda, sediakan senarai semak pada muka surat pertama bagi setiap kategori, lengkap dengan tarikh. Anda pun mudah nak susun dan cari, Nazir pun mudah nak semak dan cari.. ;)

Bagi surat lantikan dan bidang tugas pada tahun-tahun terdahulu, boleh masukkan sahaja dalam fail Arkib Fail Meja untuk simpanan sebagai rujukan. Jika tiada surat lantikan, sebarang bukti yang boleh mengukuhkan penyertaan dan penglibatan anda juga memadai. Sebagai contohnya, gambar, sijil, keratan akhbar dan lain-lain.

 
4. Sediakan fail khas
Jika ada beberapa perkara yang anda ingin highlightkan kepada Nazir nanti, lebih baik jika anda sediakan fail khas yang tersendiri bagi memudahkan Nazir mengesan perkara tersebut. Sebagai contohnya, sediakan fail khas untuk Markah dan Penilaian yang mengandungi semua maklumat mengenai markah peperiksaan, seperti TOV ETR, Item Analisis, Markah Pelajar, Keputusan Pelajar selepas Peperiksaan Awam dan lain yang berkaitan. 

Jika anda selalu memberi ceramah akademik, anda boleh juga adakan satu fail khas yang mengandungi maklumat dan sedikit dokumentasi ringkas semua program yang anda pernah hadiri, lengkap dengan gambar atau surat sebagai bukti.

modul guru cemerlang
koleksi modul saya yang tak seberapa

Untuk modul yang anda sediakan pula, boleh juga anda jilidkan lengkap dengan cover depan yang menarik. Print muka depan pada kertas bercorak supaya modul anda nampak lebih hebat dan lain daripada yang lain. Sekurang-kurang nya dapat juga menarik perhatian Nazir yang datang nanti.

5. Rancangan Mengajar Tahunan 
Pastikan juga anda mencari semula Rancangan Mengajar Tahunan bagi 3 tahun ke belakang dan untuk tahun terkini. Semua bahan perlu dikemaskini dan disemak semula adakah benar-benar lengkap seperti yang dikehendaki Kementerian Pendidikan Malaysia. Jika masih belum lengkap (sepatutnya sudah dilengkapkan sebelum dihantar kepada pihak sekolah pada hujung tahun) boleh lah ambil masa untuk lengkapkan nya sebelum Nazir datang. 

fail meja guru cemerlang

Saya tak pasti pula mengenai guru yang berpindah ke sekolah lain, bagaimana menguruskan Rancangan Mengajar Tahunan bagi tahun yang terdahulu. Tetapi saya rasa mungkin boleh hubungi semula sekolah lama bagi mendapatkan bantuan daripada sekolah lama untuk mengepos kan kepada anda semula.

Di sini juga saya sertakan sedikit contoh mengenai kandungan maklumat yang perlu ada dalam pendokumentasian bagi beberapa perkara. Rakan guru boleh buat pengubahsuaian bagi disesuaikan dengan kehendak dan keperluan fail anda.

BIDANG AKADEMIK
1. Fail Panitia Sains
     > Carta Organisasi
     > Biodata Guru
     > Jadual Waktu Guru
     > Jadual Waktu Penggunaan Bilik Khas (Makmal)
     > Rancangan Tahunan Panitia
     > Program Khas Panitia
     > Takwim Panitia
     > Pelan Strategik, Pelan Taktikal, Pelan Operasi
     > Minit Mesyuarat
     > Lain-lain Perkara

2. Fail Pentaksir Sains
     > Buku Panduan Pentaksiran PEKA
     >Surat Pekeliling PEKA
     > Jawatankuasa PEKA Sekolah
     > Minit Mesyuarat PEKA
     > Rangka Jadual Kerja Pentaksiran
     > Instrumen Pemantauan PEKA oleh Pengetua / PK1 / KB
     > Borang Laporan Prestasi Calon


3. Fail Markah dan Penilaian
     > Markah Peperiksaan
     > Markah Ujian Bulanan
     > TOV dan ETR
     > Analisis Item
     > Analisis Keputusan Peperiksaan Sekolah
     > Tindak Susul (Post Mortem) Peperiksaan Sekolah     > Analisis Keputusan Peperiksaan Awam
     > Tindak Susul (Post Mortem) Peperiksaan Awam

BIDANG HEM
1. Fail AJK Fotografi Sekolah
     > Senarai Ahli Jawatankuasa
     > Rancangan Aktiviti Sepanjang Tahun
     > Minit Mesyuarat
     > Surat menyurat
     > Jadual Bertugas (jika berkaitan)
     > Lampiran

2. Fail Pengurus Kelas
     > Senarai Pelajar
     > Carta Organisasi
     > Jadual Waktu Guru
     > Jadual Waktu Kelas
     > Rancangan Tahunan Kelas
     > Aktiviti (dokumentasi, gambar)
     > Yuran
     > Lampiran


BIDANG KO-KURIKULUM
1. Fail Kelab Sofbol
     > Senarai Ahli
     > Senarai Ahli Jawatankuasa Kelab
     > Rancangan Aktiviti
     > Senarai Pemain
     > Rekod Pencapaian
     > Surat Menyurat
     > Lampiran (Gambar dan lain-lain)

Sekali lagi diingatkan kepada semua rakan guru, bahawa sebenarnya anda bebas membuat pendokumentasian mengikut keselesaan dan keperluan anda. Lain orang, lain citarasanya. Yang penting, perkara wajib yang perlu ada dalam dokumentasi kita tersebut mestilah ada. Selamat Membuat Kerja-kerja Pendokumentasian yer.. Nantikan Panduan Memohon Guru Cemerlang : Fasa 3 (Menyediakan Rancangan Mengajar)

38 ulasan:

  1. terbaik... terima kasih untuk maklumat ini.. membantu saya sebagai guru baru.. :)

    BalasPadam
  2. bagus lah.. boleh siapkan diri daripada sekarang untuk jadik Guru Cemerlang.. ;)

    BalasPadam
  3. cikgu mmg bt full lesson plan ke...mcm mana nk cari.sy tulis simple lesson plan dlm record book je.

    headcount pun thn2 lepas pun dh tak de.

    BalasPadam
  4. yup.. mmg buat full lesson plan.. skurng2nya ada refleksi yang mempunyai nilai..

    kalau masih ada markah pada tahun2 lepas, masih boleh dibina TOV, ETR dan Headcount.. tak banyak sangat tuh kerjanya.. ;)

    BalasPadam
  5. yup.. jika ada maklumat yg mencukupi dalam lesson plan tersebut, saya rasa xjadi masalah..

    untuk headcount tuh, kalau cikgu zamrud masih simpan lagi markah pelajar pada tahun lepas, masih boleh dibina TOV ETR dan Headcount.. lagipun memang kita ada simpan markah dalam Rekod Mengajar kan?.. boleh ambik sana juga..

    BalasPadam
  6. cikgu hailmi telah memberi satu bentuk motivasi kepada saya (seorg guru yg telah berada di zon selesa)
    banyak yang perlu saya baiki
    TERIMA KASIH CIKGU

    BalasPadam
  7. terima kasih Cikgu Salwa..
    sekadar perkongsian dari pengalaman saya yang tak seberapa nih..
    semoga beroleh manfaat.. ;)

    BalasPadam
  8. Asalam cikgu Hailmi, perlu photostate semua lesson plan dalam record book ke.atau tunjuk buku recors book saja..saya kurang faham? mohon jelaskan..terima kasih cikgu

    BalasPadam
  9. Salam Cikgu Azlina..

    Tak perlu fotostat lesson plan dalam record book.. Tunjukkan saja..
    Mungkin cikgu tengok saya punya record book lain macam
    Sebab sekolah saya gunakan sistem fail, bukannya buku.. ;)

    BalasPadam
    Balasan
    1. Assalamualaikum, utk kenaikan pangkat berasaskan kecemerlangan pun rasanya kita kena kumoul maklumat ini kan sebagai lampiran, mohon cikgu beri ulasan?

      Padam
    2. Waalaikumsalam.. Yer.. pendapat saya lebih kurang je TBBK dgn guru Cemerlang, sebab tu dinamakan Timebased Berasaskan KECEMERLANGAN. Ada sedikit tambahan bagi GC, iaitu unsur inovasi, penulisan ilmiah dan pemantauan pdp..

      Padam
  10. Fasa 3 sampai Fasa 4 dah ada pun..
    Cuma lupa nak letak link.. ;)

    BalasPadam
  11. Terbaik....itu yang saya buat semasa memohon GC pada 2009...sekarang dah dapat GC Pendidikan Islam (2010) ....Alhamdulillah...masa kena "interview" dengan nazir....saya bawak 3 beg "back pack" yg mengandungi dokumentasi....nazir tanya buku yang kita baca...buat sedikit ulasan...tgok ngajar....dll...

    BalasPadam
  12. Tahniah ustaz/ustazah.. Semoga ada perkongsian bermanfaat dengan semua.. ;)

    BalasPadam
  13. tak sabar tunggu langkah seterusnya....tqvm cikgu

    BalasPadam
  14. tima kasih atas maklumat mmg bab2 failing ni lemah ckit.fail ini yg simpanan kita kn bkn yg sek punya cth klau kita KP kita perlu sediakan fail utk simpan semua maklumat blh guna yg itu ke.....

    BalasPadam
  15. yer betul.. walaupun KP dah sediakan fail yang lebih kurang cam di atas, ada baiknya cikgu buat untuk simpanan sendiri juga.. ;)

    BalasPadam
  16. Tqvm banyak yang saya dapat hari ni. Moga saya dapat lebih semangat dan yakin diri dengan bantuan ilmu saudara.

    BalasPadam
  17. membaca entri cikgu, membuat kitorang semakin bersemangat utk meningkatkan kualiti diri dan anak2 didik...

    BalasPadam
  18. inshaAllah.. mudah2an kita sama2 dikurniakan semangat dan yakin diri.. ;)

    BalasPadam
  19. Jika saya nak mohon cemerlang bidang ict, perlu juga buat dokumentasi bidang spt koko, HEM dan akademik? tolong bg tunjuk ajar..cdg nak mohon tahun ni..

    BalasPadam
    Balasan
    1. ya cikgu yusof.. perlu juga untuk buat dokumentasi bidang lain, tetapi bagi tumpuan dokumentasi yang lebih baik untuk bidang ICT dan akademik.. utk bidang lain, itu untuk menunjukkan penglibatan cikgu dalam koko, dan hem.

      Padam
  20. terima kasih....atas info ne,,,sangat bermakna buat saya...

    BalasPadam
    Balasan
    1. sama-sama Cikgu Sobri.. moga mendapat manfaat

      Padam
  21. Salam.nak tumpang tanya..dah adakah keputusan permohonan gc 2013?

    BalasPadam
    Balasan
    1. Salam... maaf.. saya tak ada info pasal ini.. kalau ada nanti saya kongsikan

      Padam
  22. Infomasi sangat berguna..tksih guru otai.

    BalasPadam
    Balasan
    1. TQ.. tak otai pun.. sekadar kongsi jer.. ;)

      Padam
  23. aslm...sy sebenarnya sedang mencari bahan eksp utk pel.jumpa pulak blog cikgu dan sy explore.... dah jumpa. tq smg tuhan rahmati cikgu sentiasa.nak tanya sikit la...mcmana cikgu bahagikan masa utk buat ni semua...sgt mengujakan.mmg worksmart la cikgu...mmg patut pun dpt gc.berikan sikit nasihat buat sy utk cetuskan semangat utk jadi cikgu yang sentiasa happy dalam pdp

    BalasPadam
    Balasan
    1. Salam..
      Nasihat saya, buatlah kerja yang menjadi minat dan kesukaan cikgu.. InshaAllah akan ada passion dalam bekerja.. Rancang apa yang cikgu nak buat dengan baik dan bahagikan masa dengan betul.. Beri keutamaan pada perkara yang lebih penting dan jangan bertangguh kerja.. Semoga sukses yer cikgu!

      Padam
  24. Assalam cikgu. Mohon berkongsi sedikit pengalaman ciikgu sebagai pencetus buat diri ini.
    Bagaimana cikgu menyimpan dokumen-dokumen tahun-tahun yang lalu? adakah cikgu memang menyediakan fail pada setiap tahun? atau hanya menyimpannya di dalam satu fail dan apabila diperlukan baru cikgu asingkan?

    Saya lihat banyak dokumen yang terdapat dalam setiap fail kelabu cikgu itu. kalau saya, dah ke mana-mana. heehe..

    BalasPadam
    Balasan
    1. Salam.. ;)

      Biasanya saya main sumbat ja dalam satu fail. Contoh untuk perkara yang berkaitan sofbol, segala surat, gambar apa 2 dokumen yang berkaitan sofbol saya akan sumbat dalam fail "SOFBOL".
      Kemudian pada hujung tahun, atau time rajin, baru lah saya kelaskan susun ikut tahun dan tarikh.. Yang pada tahun semasa, masih simpan dalam fail utama.. yang dah tahun lepas, kumpul dan kemudiannya binding.. ;)

      Padam
  25. Saya suka dengan pendapat cikgu tentang haters! Masa say berjaya mendapat gc tahun d sekolah lama bukan main diperli dicaci.... tapi memang dulu ada masa kerja tu down juga...tapi saya pilih utk berubah! Terima kasih cikgu kerna menyatakan tentang ini.... I just forgive them...inila reality kehidupan... ada aja yg org x puas hati...

    BalasPadam
    Balasan
    1. hak3... kadang2 tak perlu nak layan semua orang, selagi kita tahu apa yang kita buat tu betul.. ;)

      Padam
  26. Terima kasih buat Cikgu Hailmi kerana memberi perkonsian yang mantap
    dan bermanfaat buat semua guru yang ingin cemerlang

    BalasPadam